Préparer et automatiser son suivi salon

Quand vous allez automatiser votre suivi salon, vous allez vite vous rendre compte qu’il y a un certain nombres de décisions à prendre et de planifications à mener bien en amont.
Vous ne pourrez faire l’impasse sur cette préparation si vous voulez que votre stratégie d’automatisation soit efficace.

Organisation interne

Vous êtes certainement organisé en équipes de marketing et de vente. Le but d’un worflow d’automatisation est de qualifier des leads pour la vente —et c’est la responsabilité du marketing— pour ensuite les transmettre à l’équipe de vente.
Sans adhésion de vos équipes au projet, vous allez manquez votre cible.
Documentez, faites des schema de vos process existant, dessinez des flowchart pour avoir une vue d’ensemble. Vous pourrez ainsi identifier comment l’information passe des uns aux autres, les anomalies et anticiper des conflits potentiels.

Le process suivi salon

Une fois que vous aurez identifier comment l’information circule et quelles sont les responsabilités des différentes équipes, voici les différentes étapes à documenter

  • Identifier les différents profils de vos visiteurs,
  • Établir quelle est l’action prioritaire à effectuer pour chaque profil,
  • Mettre en place les différents scénarios/worflow correspondants,
  • faire la revue des logiciels et services que vous utilisez et compléter si besoin
  • Rédiger les contenus à envoyer

Identifiez les profils de vos visiteurs

Suivant le salon où vous serez présent, votre activité, vous rencontrerez plus ou moins de profils de visiteurs différents.

  • Client, acheteur,
  • revendeur,
  • fournisseur,
  • partenaire,
  • investisseur,
  • presse
  • et certainement d’autres spécifique à votre activité

Pour chacun d’eux il est primordial d’établir quelle est l’action la plus importante que vous devez exécuter pour avancer dans votre relation ou dans la conclusion d’un deal.

Exemples d’actions prioritaire pour vos principaux profils

Client potentiel

Le contact que vous avez obtenu sur le salon est équivalent à une inscription sur votre site SAUF qu’il est bien plus qualifié. Votre objectif de taux de transformation doit être supérieur. Cependant à l’issu du salon, ce n’est encore qu’un lead qu’il faut qualifier pour la vente.
En fonction du service ou produit que vous vendez, on peut envisager plusieurs cas de figure.

Dans le cas d’un Saas(Software As A Service) quelques scenarii dont vous pouvez vous inspirer :
invitation à un webinar(Conférence en ligne), inscription à un cours par email, extension de la période d’essai, offre de migration “concierge”.

Si c’est un produit, votre scenario sera beaucoup plus dépendant du niveau de service et/ou prix.
À minima, vous devriez envoyer la data sheet ou votre documentation et faire un suivi pour une prise de rendez-vous.

Partenaire

Vous voudrez certainement avoir une conversion en face à face rapidement. Soit votre CRM gère directement un agenda avec les disponibilités de vos équipes, soit vous pouvez passer par un service spécialisé
Un exemple d’action : envoyer un lien personnalisé vers un service de prise de rendez-vous en ligne.

Presse

C’est le moment d’avoir votre kit presse prêt à “dégainer” via un envoi par email automatisé.

Investisseur

votre réactivité sera primordiale pour maximiser vos chances de deal. Le plus important est d’obtenir 1 rendez-vous. C’est donc votre action prioritaire.
À vous de déterminer si vous devez passer un coup de téléphone, envoyer un mail ou échanger via un autre canal.
Votre worflow peut tout simplement être l’ajout d’une tâche à votre calendrier. Dans ce cas précis je vous déconseille d’envoyer un mail automatique.

Mail de remerciement après le salon

Dans la majorité des cas, le minimum vital et le plus “simple” à mettre en place est d’envoyer le jour suivant la fin du salon (ou le lundi suivant) un mail de remerciement comportant votre signature pour être correctement référencé dans la liste de contact de votre interlocuteur.
Ce mail peut —et doit être— automatisé.

Qualifier vos leads par téléphone

Vos commerciaux adorent recevoir des appels entrant mais n’aiment pas du tout qualifier par téléphone ? No problem !
Faites appel à des services de gestion de la relation client qui facturent à la ligne —1 ligne = 1 contact. Vous fournissez votre base de données contact et un script d’appel pour connaître l’étape de décision du lead.
Par exemple,

  • si la décision d’achat est à court terme : prise de RV avec un commercial,
  • si le projet est à moyen terme : prise de RV avec le support avant vente,
  • si le projet est à plus long terme : inscription à un worflow de suivi par mail sur plusieurs mois en fonction des interactions de votre contact avec votre contenu en ligne .

Services de prise de RV automatisé

Suivant le CRM que vous utilisez il n’est pas toujours possible de gérer un calendrier des disponibilités.
Ce type de service est très intéressant pour vous éviter les inévitables aller-retour pour caler une date qui convienne aux 2 parties.
Il est même possible de gérer les disponibilités d’une équipe.
Quelques service Saas : Calendly, Julie Desk. Vous envoyez une URL personnalisée vers votre page de calendrier partagé. Cela fonctionne bien avec Google Calendar ou la suite Microsoft Office. Les créneaux disponibles sont affichés pour que votre interlocuteur puisse choisir celui qui lui convient.
Le service Julie Desk est plus “haut de gamme”, c’est un robot conversationnel par email qui se chargera de dialoguer directement avec votre interlocuteur et lui proposera des dates en fonction de votre calendrier et des règles que vous lui aurez fournies.

Partie suivante :

Comment mettre en place une qualification automatique de vos leads via une séquence de mail.

Une dernière question : Qu’est-ce que vous changeriez maintenant dans votre process de suivi salon ?
Envoyez-moi votre réponse et je ferai tout ce que je peux pour vous aider dans votre réflexion.