Comment organiser le partage des contacts dans une équipe commerciale ?

Et comment traiter dans les temps la pile de cartes de visite rapportées du dernier salon ?
Si une petite main charitable n’est pas là pour rentrer les informations à la main, il peut se passer plusieurs jours ou semaines avant que les commerciaux ne prennent leur téléphone pour faire le suivi des contact pris.

Vu l’investissement qu’un stand dans un salon représente, tout lead non qualifié est une perte sèche.
Et vous voulez savoir quelle est votre visibilité pour les six à neuf prochains mois.

Quel outil choisir ?

Pour numériser rapidement les cartes de visite et partager l’information entre vous, votre équipe et les services concernés.

J’entends tous les jours : “tout le monde a un smartphone”. Et c’est vrai, surtout dans le monde professionnel. Le premier réflexe c’est d’installer une application de “scan” de carte de visite. Comme je ne vais pas répéter tout le bien de ce que je pense de ce type d’application (voir ici), je vais juste dire qu’il faut être conscient de ses limitations :
  • la qualité des données numériques que vous obtiendrez est directement liée à la qualité de la photo prise.
    Et le résultat ne sera jamais 100% exact sur l’ensemble des cartes de visite numérisées. Il vous faudra toujours un contrôle manuel.
  • Une application de numérisation n’est intéressante qui si vous pouvez enregistrer les contacts vers la destination de votre choix.
    Ça n’a pas d’intérêt pour votre fonctionnement si vos commerciaux enregistrent les contacts dans leur carnet d’adresse personnel ou dans Outlook.
    Les manipulations qui s’imposent ensuite pour les partager sont loin d’être triviales.

Faciliter le partage

Certaines applications de scan donnent accès à un compte pour gérer vos contacts depuis un navigateur.
Ça donnera à votre équipe un accès centralisé à votre base de contact.
Pourquoi pas – cela peut vous convenir si vous préférez traiter la masse de vos contacts non qualifiés en dehors de votre pipe commercial.
“Petit” détail, tout de même, cette application doit vous fournir le moyen de transférer automatiquement les contacts qualifiés dans votre outil de suivi commercial.

Pour éviter cette étape intermédiaire,

Choisissez une application orientée “collecte de données”

que vous pourrez personnaliser pour en faire une vraie fiche prospect et qui transférera les données de ce formulaire dans l’application qui vous convient.

Dans quel outil traiter ces contacts?

C’est LA grande question.
Pour résumer, on peut voir deux églises : le fichier Excel et le CRM (en français : gestion de contact client).
Le but de cet article de n’est pas de défendre l’un par rapport à l’autre, je vous donne ici quelques pistes de réflexion.

Pour les irréductibles de la feuille du calcul,

si vous voulez collaborer, ce fichier doit être partagé, donc accessible en ligne.
Je suis assez mitigée sur l’intérêt d’un fichier sur un serveur SharePoint, parce qu’il vous sera difficile d’envoyer vos données de contacts directement dans votre tableur depuis une application extérieure.
Alors qu’avec Office 365, il existe des passerelles relativement simple d’utilisation pour ajouter automatiquement une nouvelle ligne contenant les données provenant du formulaire.

Si vous penchez plutôt pour un CRM

et que vous n’avez pas encore choisi, il est temps d’enter dans la danse pour exprimer vos desiderata.

  • Premier requis : il vous faut un “robinet d’accès”
    (Je sens que je me répéte) pour envoyer des données automatiquement à votre CRM.
    Aujourd’hui, vu l’importance prise pas les données dans l’entreprise, vous devez avoir la pleine autorité sur leur accès, leur distribution.
    Le choix de votre outil dépend de sa facilité à vous fournir les moyens de faire circuler vos données en entrée et en sortie, simplement, sans demander des interventions spécifiques.
  • Collaborer avec l’équipe SI pour établir votre short-list.
    Ce sont eux qui évalueront la sécurité de la solution et l’alignement avec vos impératifs opérationnels.
    Vous voulez éviter du shadow IT qui risque de dupliquer des données ou de créer des failles de sécurité

Quels critères principaux dans votre choix de CRM

  • Une bonne interconnexion avec d’autres services.
    Ils peuvent être directement intégrés ou disponibles via d’autres services intermédiaires.
    Mais n’acceptez pas un “oui, vous pouvez exporter vers un fichier Excel”
  • Vérifiez aussi que l’intégration avec Outlook ou votre service mail est bien fonctionnelle.
  • S’il existe une application compagnon –ce qui est une très bonne chose–
    pouvez-vous rentrer facilement un contact en prenant une photo de la carte de visite ? Pouvez-vous ajouter des notes, mettre une alerte, assigner à une campagne?
  • Quelles fonctions de filtrage (plus ou moins) avancées vous offre ce CRM ?
    Avez vous la possibilité de tester en fonction de vos besoins spécifiques ?
    Cela vous sera bien utile quand vous voudrez calculer un ROI sur un salon, le coût d’un lead, le temps moyen d’un cycle de vente, …
  • Bien sûr aussi – et un peu tarte à la crème : la facilité de prise en main.
    La simplicité de l’interface, c’est un critère de choix important.
    C’est ce qui favorisera son adoption par les membres les moins enthousiaste pour la chose numérique.

Pour une adoption sans douleur

N’hésitez pas à rendre optionnels la plupart des champs.
Ça peut paraître contre-intuitif, mais il existe des outils pour enrichir et compléter les données.
Ne demandez pas ce travail à un commercial.
Il n’y a rien de plus démotivant que de devoir remplir une palanquée d’informations qu’on ne connaît pas toujours juste pour pouvoir faire son compte rendu de rendez-vous.

En conclusion,

vous avez à disposition quantité d’outil et de solutions.
Pas d’excuses pour laisser s’accumuler des contacts non traités.

Mettez en place des process

Et automatisez-les, pour que ça devienne transparent pour votre équipe.
Vous ne perdrez plus de temps à saisir manuellement des listes de contacts, et les prospects seront rappelés dans les temps.
Votre entreprise aura la main sur la base de données contact, vous ne courrez plus le risque de laisser votre fichier client s’évaporer le jour ou un commercial s’en va.

À vous maintenant !

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.