Cas d’usage : utiliser une application mobile pour créer une base de contacts qualifiés

On attend les statistiques pendant plus d’une semaine pour connaître les résultats.
Il faut courir après les fiches papier pour rassembler les contacts dans un seul fichier.

Si ces mots vous parlent, c’est aussi le cas pour cette PME qui vend des machines à fabrication additive et qui expose dans au moins 3 salons par an.
Toute l’équipe commerciale et technique y participe.
Ce sont 25 personnes mobilisées pendant 4 à 5 jours, dans un stand qui peut faire jusqu’à 500 m2.

L’enjeu est à la hauteur de l’investissement 😥
Avec une équipe aussi nombreuse, les fiches prospect avec des cartes de visites plus ou moins agrafées se sont multipliées.

Mobiliser une personne sur-qualifié pour le job

C’est l’assistante du COO qui recopie à la main les fiches papier et transcrit les cartes de visites au fur et à mesure pour les intégrer dans un fichier Excel.
Cette activité –tout à fait passionnante et à haute valeur ajouté 😤 – la mobilise pratiquement à plein temps.

Ajoutez à cela qu’il faut attendre plusieurs jours le fichier des contacts “badgés” fourni par l’organisateur du salon pour faire le rapprochement.

Lors de nos entretien, nous avons évalué le temps consacré au traitement manuel de ces contacts à 3 h par jour pendant la durée du salon.
Multiplié par le nombre de salon, c’est presque une semaine ETP.
On parle là de tâches rébarbatives, exécutées par une collaboratrice sur-compétente.
Si ce n’est pas du gâchis…

Face à ces frustrations, l’équipe dirigeante a décidé d’éliminer le papier de sa gestion des contacts salon.
Avec comme objectif de ne plus faire de saisies manuelles.

À ce moment se pose la question : Par quoi remplacer les fiches prospect papier ?

Aujourd’hui tout le monde a un smartphone

L’incitation nous vient du directeur commercial :
fournissons aux commerciaux sur le stand un outil agréable à prendre en main qui permette de prendre rapidement les notes et informations importantes après un rendez-vous client.
Et qui se fasse oublier le reste du temps ;)

Une application mobile personnalisée et connectée au fichier client

Les fiches prospect qui servaient précédemment ont servi de modèle pour générer un formulaire personnalisé —inclus dans une application mobile— auquel on associe la carte de visite du contact.
Celle-ci est prise en photo et retranscrite par l’application.
Au fur et à mesure des RV, chaque commercial peut voir ses notes et informations.
Les contacts qualifiés sont automatiquement transmis au fichier Excel OneDrive où sont centralisés l’ensemble des contacts pour le salon.

L’adhésion pensée dès le départ

Par expérience, je sais que le succès de ce passage au “zéro papier” repose sur l’adoption du service par l’équipe commerciale.
Et que veulent-ils⋅elles ?
Un outil qui facilite leur travail en leur demandant les seules informations utiles. Par exemple, type de produit envisagé, délai pour le projet, …
Et puis, il ya ce truc cool super utile : la fonction “speech-to-text” pour dicter un mémo.
Pas besoin de saisir les coordonnées, elles sont fournies par la carte de visite associée retranscrite automatiquement.

Nous prenons soin de faire une présentation en avant-première aux défricheurs, pour valider ensemble la convivialité et la rapidité d’utilisation de la solution.

Test du premier salon

Trois semaines plus tard, lors de Global Industrie où la solution est déployée à toute l’équipe, j’assure un support permanent.
Au moindre doute, à la première question, je suis à l’écoute pour une résolution immédiate.

Gain mesuré

Après un trimestre d’utilisation, nous avons confirmé le gain de temps.
On a atteint l’élimination totale de la saisie manuelle des cartes de visite.
La perte de temps estimée plus haut a été totalement réduite.
Plus de papier et de “carnets qui traînent”. Les commerciaux ont à leur disposition un outil qui simplifie leur travail.
Plus de temps perdu à récupérer des fiches papier éparses et attendre la livraison du fichier contacts de l’organisateur.

L’utilisation d’un smartphone dans un secteur fortement technologique est perçu comme un plus.

Les statistiques disponible immédiatement

Dans une activité qui dépend fortement des flux, cela fait la différence d’avoir cette visibilité immédiate.
Le cycle de vente peut parfois être long, il faut piloter la production sur le long terme.
Gagner une semaine ou deux sur la prévision, ça a un impact direct sur les opérations.