Cette PME qui vend des machines à fabrication additive,expose dans au moins 3 salons par an.
Toute l’équipe commerciale et technique y participe.
Un stand peut faire jusqu’à 550 m2, avec 25 personnes pour l’animer, discuter avec les clients et collecter les contacts.
Au bout de 4 jours, les fiches prospect avec des cartes de visites plus ou moins agrafées se sont multipliées.
Il faut courir après les fiches pour rassembler les contacts dans un seul fichier.
—Le responsable commercial : “On attend les statistiques pendant plus d’une semaine pour connaitre les résultats.”

En outre, pendant toute la durée du salon, l’assistante du COO est mobilisée pratiquement à plein temps pour transcrire les cartes de visites au fur et à mesure et les intégrer dans un fichier Excel.
Sans compter qu’il faut parfois attendre plusieurs jours le fichier des contacts “badgés” fourni par l’organisateur du salon pour faire le rapprochement avec celui-ci.
Le temps consacré au traitement manuel de ces contacts a été évalué à 3 h par jour pendant la durée du salon.
Sur un an c’est presque une semaine ETP passée à exécuter des tâches sans valeur ajoutée.

Face à ces frustrations, l’équipe dirigeante a décidé d’éliminer le papier de sa gestion des contacts salon. Cela permettra aussi d’éliminer les saisies manuelles.
Par quoi remplacer les fiches prospect papier ?
“Aujourd’hui tout le monde a un smartphone” — dixit un directeur commercial que je connais.
Donnons aux commerciaux sur le stand un outil agréable à prendre en main qui permette de prendre rapidement les notes et informations importantes après un rendez-vous client. Et qui se fasse oublier le reste du temps ;)

Les fiches prospect qui servaient précédemment ont servi de modèle pour générer un formulaire personnalisé —inclus dans une application mobile— auquel on associe la carte de visite du contact.
Celle-ci est prise en photo et retranscrite par l’application.
Au fur et à mesure des RV, chaque commercial peut voir ses notes et informations. Celles-ci sont automatiquement envoyées au fichier Excel OneDrive où sont centralisés l’ensemble des contacts pour le salon.

Le succès de ce passage au “zéro papier” repose sur l’adoption du service par les commerciaux.
Un des besoins identifiés est de faciliter leur travail en leur demandant les seules informations utiles: type de machine envisagée, délai pour le projet.
Le reste des informations de contact sont fournis par la carte de visite associée retranscrite automatiquement.
On peut associer un mémo en utilisant la fonction “speech-to-text” du smartphone.
Lors de la présentation en avant-première aux “défricheurs”, nous validons ensemble la convivialité et la rapidité d’utilisation de la solution.

Trois semaines plus tard, lors du premier salon où la solution est déployée à toute l’équipe, j’assure un support permanent.
Au moindre doute, à la première question, je suis à l’écoute pour une résolution immédiate.

Après un trimestre d’utilisation, le gain en temps est confirmé.
On a atteint l’élimination totale de la saisie manuelle des cartes de visite.
Plus de papier et de “carnets qui trainent”. Les commerciaux ont à leur disposition un outil qui simplifie leur travail.
L’utilisation d’un smartphone dans un secteur fortement technologique est perçu comme un plus.

Enfin, les statistiques sont disponibles immédiatement après la fin du salon pour une visualisation rapide des résultats.
Plus de temps perdu à récupérer des fiches papier éparses et attendre la livraison du fichier contacts de l’organisateur.