Automatiser son suivi salon : numériser ses contacts

Quand vous rentrez de votre salon professionnel avec une belle pile de nouveaux contacts, il reste encore à les qualifier.

Et pour démarrer ce processus de qualification, il faut récupérer les coordonnées de ces contacts.
Personne n’a envie d’occuper son temps et ses ressources à numériser des cartes de visite, surtout s’il faut en traiter plusieurs centaines.
Il existe maintenant plusieurs applications smartphone pour transcrire automatiquement celles-ci.
Votre équipe commerciale pourra dire adieu à la saisie manuelle des contacts qui ne sont pas encore qualifiés et passer le relais à votre équipe relation client.

C’est la méthode SMARTTLEADS :

Le suivi salon facile

Numérisez sans saisie manuelle

Quand un visiteur se présente sur votre stand et échange avec votre équipe, vous avez 2 cas de figure :
  1. vous souscrivez au service de “badgeuse” de l’organisateur du salon et il vous “suffit” de scanner son badge
  2. vous récupérez la carte de visite de ce contact

Service de “badgeuse”, les pour et les contres

À la suite du salon, vous recevez une base de données des contacts “scannés”.
Quelques inconvénients qui ressortent de mes discussions avec les utilisateurs de ce système :

  • Le prix du service
  • Le temps de réception de la base de données, cela peut prendre plusieurs jours après la fin du salon
  • Il faut demander à chaque visiteur de scanner son badge. Pas très convivial.
  • On perd le contexte du contact. Aucun moyen de l’associer à un type de profil
  • Il n’y a pas de “connexion” ou “d’envoi” possible à un autre service. Vous devez faire un import manuel dans le ou les services que vous allez utiliser.

Les avantages

  • Quand le service est de bonne qualité, vous obtenez toutes les informations dont vous avez besoin
  • Pas de carte à scanner.

Ceci dit, cela permet néanmoins d’obtenir des contacts numérisés et de les traiter ensuite.
Cependant il existe maintenant d’autre technologies qui permettent plus de précision et d’automatisation

Numériser les cartes de visite de vos contacts

C’est notre 2ème cas. Ce dont vous avez besoin c’est :
  1. une “version numérique” des cartes de visites : un contact
  2. un moyen d’envoyer automatiquement ce contact à votre processus de qualification.

Vous avez probablement déjà utilisé des logiciels de reconnaissance de caractère (OCR). Et si vous les avez essayé pour lire des cartes de visites, vous vous êtes rendu compte de leur très médiocre performances. Comme nous sommes dans l’ère du web/cloud/… il existe d’autres types d’applications qui nous fournissent exactement ce que l’on cherche : une transcription manuelle fidèle d’une carte de visite et un mécanisme pour “envoyer” un contact transcris à un autre processus ou application.

Des services pensés pour les salons

J’ai identifié 3 applications actuellement qui répondent à ces 2 critères. Chacune avec ses avantages et ses inconvénients, son modèle de prix et sa politique de respect des données : fullcontact.com, icapture.com, circleback.com
Toutes les 3 sont des applications disponible pour smartphone iOS et Android. Ces applications peuvent être utilisées par plusieurs membres d’une équipe.
Le principe d’utilisation d’une telle application est de photographier la carte de visite de votre visiteur et d’y associer tags —pour identifier le type de profil, comme vu dans le cours précédent— et notes. L’application fonctionne en mode hors ligne, ce qui est appréciable sur un salon où le réseau n’est pas toujours disponible. La transcription manuelle prend à peu près 20 minutes quand l’application retrouve du réseau. Une fois la transcription effectuée, l’application envoie les données de contact à l’application chargée de qualifier les lead ou d’accomplir la tâche que vous avez défini pour ce type de profil.

Quel gain pour votre équipe commerciale ?

Bien sûr ça va impacter la façon dans vous gérez vos visiteurs sur le stand. Prendre le temps de photographier chaque carte de visite et y associer le contexte nécessaire demande de s’impliquer dans la démarche.
Dans le feu de l’action ce n’est pas toujours possible de prendre le temps de demander sa carte à un visiteur, sortir son smartphone, prendre une photo, cliquer pour ajouter des tags, re-cliquer pour rédiger une note. Personnellement quand je suis sur un salon, j’essaie de faire un break régulièrement pour scanner et renseigner mes contacts.
Avoir la capacité d’associer un contexte et un profil à un lead directement au moment où il est face à vous est inestimable. Cela donnera d’autant plus de valeur à votre base de données que vos leads seront qualifiés.

Vous avez maintenant 2 arguments massues pour convaincre votre équipe commerciale d’adhérer à un nouveau process :

  1. éliminer la corvée de saisie des contacts.
  2. avoir une base de contacts ultra qualifiée

Encore une question : Comment est-ce que votre équipe commerciale gère les contacts pris sur les salons ? En est-elle satisfaite ?