Et si la saisie de contacts arrêtait d’être un problème ?

Vous êtes rentré de votre dernier salon professionnel avec une pile de cartes de visite. C’est une réussite non ?
Enfin, à condition que ces carte de visite aient été saisies pour alimenter votre base de contact.
Seulement, 200 à 500 cartes de visite à saisir à la main c’est long, frustrant et en rentrant d’un salon, vous ou les membres de votre équipe ont des tâches autrement plus pressantes à terminer.
Résultat, la pile de cartes de visite grandit, mais pas le nombre de contacts dans votre base ; encore moins le nombre de prospects suivis après le salon.

Salon après salon, la catastrophe se répète ; votre retour sur investissement s’amenuise et vous risquez l’avenir de votre entreprise.
Et à notre époque, il n’est pas raisonnable d’affecter des gens qualifiés à la saisie manuelle de cartes de visite dans une base de données.

Vous perdez du temps, jusqu’à une demi-journée par salon, juste pour la saisie.

Vous perdez des opportunités par manque de réactivité —si vous ne n’engagez pas une conversation dans les 24 heures, votre contact vous aura oublié ou aura déjà avancé avec votre concurrent.

Vous avez besoin d’un système qui :
- numérise les cartes de visite collectées,
- qualifie ce contact par l’ajout de catégorie ou de tag, horodate et identifie le salon sur lequel la carte a été collectée,
- transmette les données obtenues à votre CRM,
- et déclenche l’envoi d’un email personnalisé pour avancer dans la relation avec votre prospect.

Je vous présente ici trois scénarios qui utilisent des services existants sur le marché et vous permettront d’organiser efficacement la gestion et le suivi de vos contacts.

Premier scenario :

Vous avez déjà un CRM. Celui-ci n’offre pas de connecteur vers un service externe.
Dans ce cas, vous utiliserez l’application smartphone ABBYY Business Card Reader qui offre le meilleur OCR du marché.
Vous récupérez les champs habituels, plus les informations additionnelles telles que réseaux sociaux, etc. Abbyy rajoute aussi la géo-localisation.
Vous pouvez envoyer un mail pré-rempli au contact que vous venez de numériser directement depuis l’application smartphone.
Le service synchronise vos contacts entre tous vos appareils par l’intermédiaire d’un compte web.
Vous pourrez exporter votre base de contacts en CSV — au format Google Contacts ou MS Outlook— ou Excel (plan Premium).
Il faudra ensuite ré-importer ces contacts dans votre CRM.

Second scenario :

Vous voulez rationaliser vos opérations de numérisation/saisie de cartes de visite et les synchroniser avec votre CRM.
Pour vous, il est important que les contacts pris soient partagés dans toute votre équipe.
La condition préalable, c’est que votre CRM puisse recevoir des données d’un service externe —votre DSI vous donnera la réponse.
Dans cette configuration, l’application de numérisation la plus adaptée est FullContact.
La numérisation des cartes de visite n’utilise pas d’OCR. La photo de la carte est envoyée à une équipe qui transcrit manuellement les informations de celle-ci. Vous pouvez associer des tags et une note à la carte de visite.
Ce service offre aussi des fonctionnalités étendues d’enrichissement de contact.
Une fois la transcription effectuée, le contact peut être envoyé automatiquement à votre CRM en utilisant un service de connexion tel que Zapier.
Vous utiliserez la fonction d’envoi de mail de votre CRM pour envoyer un mail personnalisé au contact. L’envoi sera déclenché par l’ajout d’un contact tagué “Salon” —par exemple.
Nous pouvons aussi ajouter une étape intermédiaire avant l’envoi du contact au CRM pour associer un horodatage et le nom du Salon sur lequel il a été collecté.
Vous retrouverez la base de contacts dans une application web à laquelle toute votre équipe à accès.

Dernier scenario :

Vous êtes présent dans plus de 3 salons par an.
Vous y récoltez entre 250 et 500 cartes de visite.
À la longue, prendre en photo chaque carte de visite recto- verso ça devient fastidieux.
Une compagnie japonaise —et oui, les cartes de visite ça les connaît— a mis au point un scanner qui permet de scanner et numériser 50 cartes de visite à la fois. Sansan utilise la technologie OCR complétée par de la transcription manuelle pour de meilleurs résultats.
Le service offre bien sûr une application smartphone, qui permet de “scanner” une carte avec la caméra.
Vous pouvez rajouter notes, tags et mettre à jour le contact au fur et à mesure de vos rencontres.
Vous retrouverez votre base de contacts dans une application cloud, ainsi que dans l’appli smartphone.
Sansan permet de se connecter avec un CRM par l’intermédiaire d’une API .
La base de contacts est conçue pour le partage et la collaboration au sein de l’entreprise.
L’application vous permet d’automatiser l’envoi de mails personnalisés.

Avant votre prochain salon

Je vous ai donné un aperçu des principaux services que vous pouvez utiliser dès à présent.
Vous avez maintenant une meilleure appréciation de la façon de les adapter à vos process.

Avant votre prochain salon, ouvrez un compte et installez au moins l’application des deux premiers scénarios et essayez-les en conditions réelles pour évaluer comment l’intégrer dans votre organisation.