Collaborer et communiquer sur ses actions, en mode connecté

Comment fait-on quand on est un syndicat patronal dans une filière pas vraiment sexy pour se démarquer et justifier son existence auprès de ses adhérents ?

C’est l’histoire de Philippe (ce n’est pas son vrai nom, au cas où vous chercheriez dans l’annuaire :) numéro 2 d’une équipe de délégués d’un syndicat professionnel qui comprend que si le syndicat veut perdurer il va devoir mieux communiquer à ses adhérents les actions entreprises à leur bénéfice.

Et il comprend vite aussi, que cela va impliquer de changer ses méthodes de travail et celles de toute son équipe.
Vous le sentez venir le gros challenge, là ?

Repenser son modèle d’activité

Au cas où vous auriez encore un peu de mal à vous mettre dans la peau de Philippe, je vais vous planter le décor :
Des process ? Connait pas.
Du reporting ? Ben … on fait comme on a toujours fait.
Utiliser des outils numériques ? Pourquoi, mon agenda papier, il me suffit à moi.

Dans un premier temps Philippe s’est dit que

c’était le bon moment pour entamer une réflexion sur la manière de travailler de son équipe.

Quitte à se remettre en question, autant s’adapter à un modèle de réseau professionnel qui a changé lui aussi.
Dans son organisation, le succès d’une opération marketing repose sur une diversité d’actions qui tendent vers le même but.
Il faut travailler en “mode projet”, quoi.
Donc s’il pouvait disposer d’un outil qui lui permette d’organiser ces différents “projets” et leurs sous-actions —qui sont parfois assez discrètes— cela donnerait une meilleure visibilité au travail de son équipe.

Ce qu’il cherche à obtenir, c’est :

un moyen de présenter un rapport d’activité chiffré, mis à jour en temps réel et illustrant la réalisation des objectifs à ses adhérents tout au long de l’année ou tout au moins à l’occasion des comités directeurs.

Excel le sauveur universel …

Certes, mais pour générer un rapport, il faut de quoi … rapporter. De belles informations, complètes, pour faire de beaux tableaux et de beaux camemberts en couleurs.
Et voilà Philippe parti à l’exploration de la donnée.
Premier réflexe : ouvrir son tableur Excel pour y créer le tableau ultime qui rassemblera tout ce qu’il faut savoir sur les activités des délégués et leur résultats.
Sur le papier, ça prend une ligne.
Dans la vie réelle de tous les jours, c’est beaucoup moins lisse.
Ça passe par des essais, des erreurs, des versions 1.2.12.final, 1.25.13.final-pas-si-final, 1.56.123-final-vrai-de-vrai,
mais c’est aussi l’opportunité de bien comprendre quelles sont les informations pertinentes, et comment fonctionne l’activité du syndicat.

Au bout de quelques mois, il est temps de mettre toute l’équipe à contribution pour nourrir ce fichier qui doit enfin révéler la vraie valeur du travail de chacun.

Utiliser un tableur pour construire un modèle de donnée exhaustif, c’est parfaitement logique. C’est suffisamment souple et puissant pour rassembler, filtrer, trier, faire des tableaux croisés dynamique sur un ensemble disparate d’informations.
Impliquer une dizaine de personnes, réparties dans toute la France, dans la mise à jour de ce tableau, c’est nettement plus rock-and-roll.

…jusqu’à ce que ça ne le soit plus

Comment se partager ce fichier, sans perdre d’information et de façon relativement sécurisée ?

Premier essai, via le réseau de l’organisation. Pas vraiment concluant : les collaborateurs sont constamment en déplacement, au moment où justement il faudrait rajouter une ligne à ce tableau. Mais impossible de se connecter au réseau d’entreprise, puisqu’il n’est accessible que depuis les bureaux de l’organisation.
Autre solution : le cloud, soyons moderne ! Oui, mais non : n’oublions pas que ces informations doivent être accessibles à de nombreuses entreprises. Et en général les DSI n’aiment pas trop les clouds publics.
Ensuite, il ne vous a pas échappé que dès qu’un tableau contient beaucoup de colonnes, ce qui est le cas ici, ça devient vite pénible de remplir toute les petites cases une à une. On a vite fait de se tromper, de remplir là où il ne fallait pas.
Bref, au bout du compte Philippe doit remplir lui-même les actions remontées par les délégués et donc passer un certain nombre d’heures à réclamer à cor et à cri les informations des uns et des autres. Cela peut représenter jusqu’à 1 h par semaine et par délégué.
Pas vraiment optimisé comme process.

Ne perdre personne en route

Et puis, comme je vous l’ai raconté au début de cette histoire, tout le monde n’a pas la même affinité avec la chose numérique. Pour certains, ça coule de source, pour d’autre c’est beaucoup plus laborieux. Et on va dire que le monde des fichiers Excel n’est pas très accueillant au novice.
Le terme “usine à gaz” est même employé à l’encontre de la création de Philippe …
D’autre part, il voit bien que dans l’idéal, il lui faut pouvoir gérer à minima différents niveaux de permission entre ceux qui veulent consulter uniquement et ceux qui rentrent leurs informations.

Le web à la rescousse

Et qu’est-ce qui permet de répondre à tous ces impératifs, rapidement, surement et simplement ?
La technologie web, bien sûr !

C’est là qu’armée de mon expérience durement acquise au service des entreprises —et aussi de mon fier PC, je suis appelée par Philippe pour l’aider à réaliser son projet : passer d’un fichier Excel rébarbatif à une application web accueillante.

Nous organisons un atelier pour bien cerner ses besoins, les réticences possibles et les impératifs absolus.
Nous nous assurons que l’interface soit la plus ergonomique possible avec un atelier découpage —grande surprise de Philippe :)— à la clé pour valider nos hypothèses.

L’application remplit deux fonctions : un tableau de bord avec de jolis graphiques en couleur pour présenter la consolidation des résultats, filtrable par critères.
Et une vue principale pour visualiser l’ensemble des actions, où chaque délégué peut saisir ses informations dans un formulaire bien organisé qui permet de se rattraper si on a fait une erreur.

Toujours dans l’optique de faciliter au maximum l’accès à l’application, nous décidons que celle-ci sera accessible directement depuis le portail de l’organisation, pour ceux qui sont déjà connectés.
Et pour tirer tout le parti d’une application en ligne, nous y branchons un service qui envoie automatiquement tous les mois à toute l’équipe un email avec les derniers chiffres, et un autre de gentil rappel si un délégué tarde trop à mettre à jour ses actions. Et tout ça sans que personne ne s’en occupe :)

La première version est en ligne juste à temps pour le comité national du syndicat. C’est enfin l’occasion pour Philippe de présenter son travail. Les réactions sont unanimes :

enfin un tableau de bord de “suivi de performance” utilisable. Et cerise sur le gâteau : en mode connecté.
La filière industrielle a entamé sa transition digitale !

Rapidement, une autre demande émerge : puisque l’application est la source principale de données, est-ce qu’on peut avoir aussi une fonction d’export vers un fichier Excel ? Mais oui, c’est possible :)

En 3 semaines, Philippe a mis à disposition de son équipe un outil efficace et qui déjà fait évoluer la façon de gérer les projets :

l’application permet d’organiser les intentions lors de la mise au point des projets/actions et d’être plus réactif dans le démarrage du projet.
Elle permet aussi aux collaborateurs de partager plus facilement leurs actions avec une visibilité en temps réel sur ce qui marche ou pas.

et encore merci pour ce superbe boulot car c’est un peu plus convivial que la 1ère usine à gaz

Et pour Philippe, fini le support aux collaborateurs et la chasse aux informations

La menace d’une défection des adhérents s’éloigne :
Les dirigeants des entreprises adhérentes ont un indicateur en temps réel sur les activités du syndicat

L’équipe de délégués a amélioré son reporting tout en gagnant du temps. Et dispose maintenant d’un vrai tableau de bord pour piloter ses actions.

Si le SNBPE n’avait pas fait appel à Aleth Gueguen, nous aurions risqué de nous orienter vers un accompagnement non personnalisé : outre le fait que cela n’aurait pas été adapté, le risque aurait été d’y perdre du temps et d’y gaspiller de l’argent pour un objectif non atteint.
Dès le début des échanges avec Aleth, elle a parfaitement compris notre problématique et nos objectifs.
De plus son regard neuf a permis de nous éloigner de notre paradigme afin de trouver des solutions que nous n’aurions pas pu envisager seuls.

De par la taille de sa structure, le SNBPE recherchait une solution simple pour l’aider à développer un logiciel de gestion de ses activités de promotion.
Aleth a su s’approprier nos besoins, les reformuler et nous présenter des solutions pertinentes, mises en œuvre rapidement et robustes.

Lors de nos premiers échanges, nous n’avions pas une vision exhaustive et limpide de notre projet d’outil et de ses fonctionnalités : Aleth a été force de proposition pour nous guider vers les solutions les plus en accord avec nos besoins et la typologie de nos équipes.

Au-delà d’un outil informatique, ce sont désormais notre process de fonctionnement qui se trouve solidifié grâce à ce développement.

Travailler avec Aleth, c’est la facilité : on se rencontre, on se comprend !

Olivier Stephan, Délégué Régional Grand Ouest SNBPE